Circulaire du 10/09/2010

Comme je vous l’ai indiqué dans ma circulaire du 30 juillet 2010, le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010, élaboré en concertation avec l’association des Maires de France (AMF), modifie sensiblement les règles énoncées par le Code général des collectivités territoriales en matière de tenue des registres de délibérations.

Ces dispositions suscitant de la part des communes de très nombreuses questions pratiques, je crois utile de vous donner des précisions complémentaires, portant tant sur la confection matérielle que sur le contenu des registres.
Je tiens d’abord à vous rappeler avec force que les règles de tenue du registre ont pour objet premier d’assurer l’intégrité et la sécurité des délibérations. À ce titre, rien ne remplace la tenue d’un registre manuscrit, qui reste toujours possible et que je recommande.

• Tenue matérielle

• Interdiction de la pratique du « collage ».

Désormais, « tout collage est prohibé » (article 5 du décret susmentionné). C’est un souci de bonne conservation des délibérations qui explique cette disposition.
La colle constitue un élément nocif pour le papier et le fait vieillir prématurément. Souvent les feuilles des registres se décollent, parfois le produit a débordé et finit par coller ensemble certaines pages.

Cette disposition est d’application immédiate. Les registres en cours doivent être, dans la mesure du possible, clôturés afin de mettre en œuvre les mesures prévues à l’article 5 du décret du 8 juillet 2010.
Les pages restantes seront barrées d’un trait oblique, la signature du Maire ou du Président sera apposée au bas de la dernière page utilisée avec mention de la date de clôture.

Si la tenue d’un registre manuscrit, toujours préférable, n’est pas possible, les délibérations du Conseil seront désormais inscrites sur des feuillets mobiles.
Comme le précise le décret, ces feuillets seront constitués de papier permanent. Il s’agit d’une qualité supérieure de papier, vendue sous cette désignation commerciale, dont le pH s’approche le plus possible de 7, ce qui garantit la conservation à long terme des décisions prises par l’assemblée délibérante.

Les feuillets doivent être reliés tous les cinq ans pour les communes de moins de 1 000 habitants, et tous les ans pour les communes de plus de 1 000 habitants et les EPCI Etablissement public de coopération intercommunal. Ces prescriptions sont à comprendre comme des limites à ne pas franchir : on ne dépassera pas les 200 feuillets par registre.

Les délibérations seront à chaque fois que possible imprimées recto-verso, afin de limiter les frais de reliure. Si l’impression se limite au recto, le verso sera annulé par un trait oblique.

Avant la reliure, les feuillets mobiles seront conservés dans une armoire fermant à clé, la personne chargée de coter et parapher les documents (voir ci-dessous) devant être la seule détentrice de la clé. Je crois utile de rappeler que toute substitution, addition ou retranchement de feuillets postérieurs à l’édition du procès-verbal, de la décision ou de l’arrêté est formellement interdite.
Comme l’a rappelé la circulaire du ministre de l’Intérieur du 3 décembre 1999 sur la tenue des registres de délibérations des conseils municipaux et des assemblées délibérants des EPCI Etablissement public de coopération intercommunal, une telle pratique entraîne la nullité légale du feuillet et engage la responsabilité de l’auteur de l’irrégularité.

On adoptera pour les délibérations les mêmes prescriptions techniques que pour la reliure de l’état civil telle qu’elle est obligatoirement pratiquée tous les dix ans : le thermocollage, la reliure par spirales, la perforation pour rangement dans un classeur à anneaux sont interdits.
Le prestataire choisi pour la reliure n’emploiera pas de cuir, la couverture devra être rigide, les bords des plats et du dos légèrement plus grands que la page du registre pour limiter le risque de cornage des pages. Le dos sera cousu et non collé. Une marge de 4 cm au moins sera respectée à gauche du recto et à droite du verso.

Je vous rappelle que la photocopie des documents reliés est dans tous les cas à limiter au maximum, en raison des fortes contraintes que cette pratique impose à la reliure : les extraits du registre des délibérations issus du contrôle de légalité, qui doivent être conservés 10 ans et ne sont pas reliés, seront utilisés en priorité pour la reprographie.
Je vous rappelle que l’élimination de ces extraits, ainsi que de toutes les autres archives publiques, est soumise au visa de la directrice des Archives départementales.

Les feuillets mobiles reliés tous les ans ou tous les cinq ans ne doivent pas être confondus avec ces extraits, qui continueront à être transmis au contrôle de légalité. La collection des feuillets mobiles constitue en effet un vrai procès-verbal de réunion du Conseil (cf. ci après).

• Numérotation des pages.

C’est désormais le Maire ou le Président qui doit parapher les feuillets du registre de délibérations. Cette tâche peut être confiée par délégation à un agent de la collectivité.

Les feuillets seront idéalement foliotés par le fournisseur (c’est-à-dire numérotés au recto uniquement) ; cette méthode assure en effet davantage la sûreté juridique des délibérations.

À défaut, les feuilles seront cotées et paraphées à la main au recto, dans l’angle supérieur droit. Conformément à l’arrêté interministériel du 3 juillet 1970, la numérotation sera composée de deux éléments : les quatre chiffres du millésime de l’année de délibération, puis le numéro de page dans le millésime.
Ces deux éléments seront séparés par une barre oblique (exemple : 2010/76). Toute autre déclinaison de la numérotation des pages est interdite (exemples : 2010/76bis, 2010/76/2). La numérotation ne comportera aucune redondance ni aucune lacune.

La numérotation doit obligatoirement être apposée sur le registre dès l’impression du feuillet : on n’attendra pas de relier le document. Une page de garde insérée dans la reliure au début du registre portera les mentions suivantes :« Registre des délibérations de la commune de N », « Le présent registre a été coté et paraphé par Nous, Maire, Président (ou représentant délégué) ».
Si plusieurs personnes différentes ont coté et paraphé les feuillets reliés, chacune sera mentionnée ainsi que la pagination de début et de fin d’exercice ou de délégation.

• Contenu du registre

• Délibérations.

Conformément aux prescriptions de la circulaire du ministre de la Culture du 28 août 2009 sur les archives des collectivités territoriales, le registre des délibérations contiendra les procès-verbaux des séances, incluant les éléments qui n’ont pas fait l’objet de délibération, comme l’approbation du procès-verbal de la séance précédente, les discussions portées devant le conseil mais ne donnant pas lieu à délibération.
Chaque procès-verbal de séance qui sera inclus dans le registre commencera par un en-tête reprenant le nom de la commune, la date et l’heure de la séance, les noms du Président, du secrétaire de séance, des conseillers présents, empêchés ayant donné pouvoir ou absents, l’ordre du jour, les affaires débattues, les idées exprimées, les votes et les décisions prises.
Les signatures de tous les conseillers seront portées en fin de séance, dans un tableau prévu à cet effet, permettant d’identifier leur nom. En fin de séance, on trouvera également une liste des délibérations et sujets abordés au cours de la séance, numérotés dans l’ordre chronologique.

 

• Décisions du Maire ou du Président.

On inclura dans le registre de délibérations les décisions prises par le Maire ou le Président en vertu d’une délégation qui lui a été accordée par le Conseil, comme le stipule l’article L 2122-22 du CGCT. Chaque décision comportera le nom de la commune ou de l’EPCI, la date de la décision et la signature du Maire ou du Président. Elle sera cotée et paraphée comme les délibérations.

 

• Arrêtés du Maire ou du Président (éventuellement).

Les arrêtés du Maire ou du Président sont insérés soit dans un registre à part, soit dans le registre des délibérations, dans un ordre chronologique. La première solution est recommandée pour les communes de plus de 1 000 habitants ; la seconde, pour les communes de moins de 1 000 habitants. Dans tous les cas :

- la reliure des arrêtés du Maire est obligatoire ;

- on se tiendra à la solution choisie, afin d’éviter des alternances entre le registre spécifique et le registre unique, qui nuiraient à la recherche des arrêtés.

 

Les pages sur lesquelles sont imprimés les arrêtés, s’ils sont intégrés aux délibérations du Conseil, seront cotées et paraphées dans l’ordre chronologique en suivant le même système que les délibérations et les décisions. Si la solution d’un registre distinct est adoptée, les feuillets des arrêtés seront cotés et paraphés dans une numérotation distincte.

Enfin, la conservation électronique des documents mentionnés dans cette circulaire ne saurait se substituer à l’existence d’un exemplaire papier, qui a seul valeur authentique. D’une manière générale, on veillera à effectuer un tirage papier de tous les autres documents à conservation définitive (exemple : budgets et comptes).

L’application stricte de ces instructions est la condition sine qua non de la bonne conservation des décisions prises par les assemblées délibérantes des communes et des EPCI Etablissement public de coopération intercommunal. Cette conservation est nécessaire tant en raison des conséquences qu’elle peut avoir sur la validité de vos actes et la mise en jeu de votre responsabilité qu’en considération de la valeur historique et patrimoniale de cette collection unique dont il n’existe pas de double en Préfecture.